Utilisez judicieusement les nouvelles fiches client

Brio MyBroker
À la suite du RGPD, les fédérations ont conçu une nouvelle fiche client qui prend en compte le traitement des données personnelles et permet de gérer les mandats. Afin de vous assurer que votre bureau est conforme à la réglementation RGPD, nous vous conseillons de faire signer cette nouvelle fiche à tous vos clients.
check fiche client

Enregistrez les préférences

Dans le cadre du RGPD, les fiches client contiennent désormais une section supplémentaire intitulée "Préférences". Grâce à cette section, votre preneur d’assurance peut indiquer ses préférences concernant le stockage et le traitement de ses données marketing et médicales. Si votre client ne souhaite pas recevoir de communications commerciales de votre part, il peut désormais l'indiquer via une case à cocher. En ce qui concerne le traitement de ses données médicales, votre client doit explicitement donner son consentement en cochant la case correspondante.

De plus, le texte des conditions générales a été entièrement révisé et adapté en tenant compte des nouvelles règles et obligations.

Permettez la consultation de dossiers au moyen des mandats

Autre nouveauté de cette fiche client : un preneur d’assurance peut, désormais, autoriser une personne à consulter son dossier via MyBroker. Il y a toutefois certaines conditions à respecter : la personne à qui un mandat est accordé doit être une personne physique, elle doit posséder une adresse e-mail unique et être désignée comme étant une relation dans la fiche du preneur. Il peut donc s'agir du partenaire, de l'un des parents ou d'un enfant du preneur d'assurance. Un mandat ne doit pas nécessairement être accordé pour le dossier complet d'un preneur d'assurance. Il est possible de donner uniquement l'accès à certains contrats. Ceux-ci peuvent alors être mentionnés manuellement dans la fiche client.

Il est important de savoir que les informations concernant un mandat sont transmises à la compagnie lorsqu'une personne mandatée - et non le preneur d'assurance - utilise MyBroker pour consulter un contrat à la compagnie. Cela permet à cette dernière de contrôler l'identité de la personne qui se connecte et ensuite d'accorder ou non l'accès au contrat. S’il existe effectivement un mandat ou s’il s’agit bien d’un représentant légal (pour les clients professionnels), alors l'accès sera accordé.

Au vu de tous ces nouveaux éléments, nous vous recommandons vivement de faire compléter et signer cette nouvelle fiche client par tous vos clients.