Privacycharter - Website Portima

 

Waarom een Privacycharter? 

 

In het kader van de diensten die Portima verstrekt, met name op zijn verschillende websites (hierna de Site) of desgevallend zijn mobiele applicaties, is de privacy van de Gebruikers een prioriteit voor Portima (hierna “Portima” of “wij” genoemd). De Gebruikers (ook “Betrokken personen” genoemd krachtens de wetgeving die van toepassing is inzake gegevensbescherming) zijn de natuurlijke personen die de diensten van Portima krijgen, alsook de bezoekers van zijn Site of van de mobiele applicaties.    

Portima gaat in dit verband de verbintenis aan om hun Persoonsgegevens met de grootste zorg te behandelen en het hoogste beschermingsniveau te garanderen, overeenkomstig de geldende wetgeving en meer bepaald Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hieronder “GDPR” genoemd).

1. Wat is het toepassingsgebied van het onderhavige Charter?
2. Wie is de Verwerkingsverantwoordelijke?
3. Waarom worden de Persoonsgegevens van de Gebruikers door Portima verwerkt en op welke grondslag?
4. Welke Persoonsgegevens van de Gebruikers verwerkt Portima?
5. Aan wie kan Portima de Persoonsgegevens van de Gebruikers meedelen?
6. Hoelang bewaart Portima de Persoonsgegevens van de Gebruikers?
7. Over welke rechten in verband met hun Persoonsgegevens beschikken de Gebruikers en hoe kunnen ze deze uitoefenen?
8. Worden de Persoonsgegevens van Gebruikers naar het buitenland overgedragen?
9. Wat moet de Gebruiker doen indien hij met Portima contact wil opnemen betreffende het onderhavige Privacycharter en/of een klacht indienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit?
10. Hoe nagaan of het onderhavige Charter werd gewijzigd?

 

Lijst van de belangrijkste wettelijke termen die in het onderhavige Charter worden gebruikt:

Termen die vaak worden gebruikt in het onderhavige Charter Definitie uit de GDPR Verklaring van de term in courante taal
Persoonsgegevens Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokken” persoon); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Alle soorten informatie die te maken hebben met een natuurlijke persoon, dat wil zeggen een individu, die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd als een persoon die verschillend is van andere personen.
Bijvoorbeeld: een naam, een foto, een vingerafdruk, een e-mailadres, een telefoonnummer, een socialezekerheidsnummer, een IP-adres, een spraakbericht, navigatiegegevens op een website, gegevens in verband met een online aankoop, enz.
Data Protection Officer De GDPR geeft geen definitie van de Data Protection Officer. De Data Protection Officer (DPO) dient onder andere binnen het bedrijf te waken over de naleving van de GDPR en de geldende nationale wetten, alsook over de toepassing van beleidsmaatregelen en praktijken van het bedrijf voor het beheer van de Persoonsgegevens van de Betrokken personen. Hij is ook belast met de samenwerking met de toezichthoudende autoriteiten. De DPO is de aangewezen contactpersoon voor alle vragen betreffende de Persoonsgegevens van de Betrokken personen.
Verwerking Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, registreren, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Elk gebruik van Persoonsgegevens, ongeacht het gebruikte procedé (Persoonsgegevens registreren, ordenen, bewaren, wijzigen, vergelijken met andere gegevens, verzenden enz.).
Bijvoorbeeld: de Persoonsgegevens gebruiken om bestellingen te beheren, diensten te leveren, nieuwsbrieven te versturen enz.
Verwerkings-verantwoordelijke Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt. De persoon, de overheid, het bedrijf of de organisatie die controle uitoefent over de gegevens en die over elk gebruik ervan beslist. Zij beslissen over het creëren of beëindigen van een Verwerking en bepalen waarom de gegevens worden verwerkt en naar wie ze worden verstuurd. Zij zijn de voornaamste verantwoordelijken voor de naleving van de bescherming van de gegevens van de Betrokken personen.
Derde Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokken persoon, noch de Verwerkingsverantwoor-delijke, noch de Verwerker. Elke natuurlijke of rechtspersoon of overheidsinstantie die toegang kan hebben tot bepaalde Persoonsgegevens.
Dit mag niet de Betrokken persoon zijn, noch de Verwerkingsverantwoordelijke (dat wil zeggen Portima) of de Verwerker.

 

1. Wat is het toepassingsgebied van het onderhavige Charter? 

 

Het onderhavige Charter is slechts van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens door Portima als Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van zijn Site (of desgevallend een mobiele applicatie) of de levering van zijn diensten, voor zover de genoemde verwerking niet geregeld wordt door een specifiek contractueel document (cf. Privacycharter PortiSign on Mobile, voor de dienst voor elektronische handtekening PortiSign on Mobile of het Privacycharter AS/Web voor de diensten die via AS/Web verstrekt worden.

 

2. Wie is de Verwerkingsverantwoordelijke?

 

In het kader van het onderhavige Charter is de Verwerkingsverantwoordelijke van Persoonsgegevens Portima cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel, btw nr. 0428.775.335.

Elke vraag en elk verzoek betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens kunnen naar het volgende e-mailadres worden verstuurd: portimadpo@portima.com.

Portima heeft een Data Protection Officer aangesteld. Hij dient onder andere op een onpartijdige manier te waken over de interne toepassing van de regels voor bescherming en beheer van de Persoonsgegevens en over de samenwerking met de toezichthoudende autoriteiten.

Om contact met hem op te nemen: portimadpo@portima.com

 

3. Waarom worden de Persoonsgegevens van de Gebruikers door Portima verwerkt en op welke grondslag?

 

Doeleinden van het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens Juridische grondslag voor de Verwerking van de Persoonsgegevens van de Betrokken personen
1. De Prospecten- en Klantenrelatie beheren Het gerechtvaardigde belang van Portima om gegevens betreffende de contactpersonen bij Portima-Prospecten en -Klanten te verzamelen en te verwerken.
2. De geschillen (met onze Klanten en Prospecten) beheren Het gerechtvaardigde belang van Portima om gegevens betreffende de contactpersonen bij Portima-Klanten en -Prospecten te verzamelen en te verwerken met het oog op het beheer van een geschil of betwiste zaak met een Klant of een Prospect en de noodzaak tot uitvoering van het betwiste contract.
3. Marketing en statistische studies (met name het verzenden van informatiebrieven (nieuwsbrieven), informatie over de producten en diensten van Portima, uitnodigingen voor professionele evenementen en verzoeken om deel te nemen aan tevredenheidsenquêtes) ten opzichte van onze Klanten en Prospecten. Het gerechtvaardigde belang van Portima om gegevens betreffende de contactpersonen bij Portima-Klanten en Prospecten te verzamelen en te verwerken om hen diensten en producten voor te stellen, alsook om hen te informeren over Portima-activiteiten en hun tevredenheid te meten. Hun instemming is soms vereist door specifieke regels met betrekking tot publiciteit via e-mail.
4. Beheer van cookies op de Site van Portima of op de mobiele applicaties Het gerechtvaardigde belang van Portima om gegevens van de personen die de Site bezoeken, te verzamelen en te verwerken (door middel van cookies). Hun instemming is soms vereist door specifieke regels met betrekking tot cookies. Bijkomende informatie terzake is opgenomen in de Cookie Policy

 

4. Welke Persoonsgegevens van de Gebruikers verwerkt Portima?

 

Om de doeleinden van artikel 3 van het onderhavige Charter te bereiken, worden de volgende Persoonsgegevens van de Betrokken personen verzameld en verwerkt door Portima:

- hun naam en voornaam;
- hun geboortedatum;
- hun postadres, hun e-mailadres en alle gelijkaardige informatie die nodig of nuttig is voor de uitvoering van het contract en voor de opvolging van de verzoeken die aan ons worden gericht;
- hun mobiel telefoonnummer;
- hun elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies, verbinding enz.);
- alle informatie in verband met de Site of de mobiele applicatie;
- algemeen gezien alle informatie die vrijwillig wordt verstrekt tijdens het gebruik van de Site, de mobiele applicatie en de diensten of in het kader van ieder verzoek dat via de Site of de mobiele applicatie wordt gedaan.

  

5. Aan wie kan Portima de Persoonsgegevens van de Gebruikers meedelen?

  

  • Mededeling van de Persoonsgegevens van de Gebruikers aan overheidsinstanties, om te voldoen aan wettelijke verzoeken, inclusief om te voldoen aan vereisten inzake nationale veiligheid of de toepassing van de wet.
  • Mededeling van de Persoonsgegevens van de Gebruikers aan Verwerkers? Voor de in het onderhavige Charter bedoelde Verwerkingen doet Portima geen beroep op Verwerkers. 
  • Mededeling van de Persoonsgegevens van de Gebruikers aan derden? De Persoonsgegevens van de Betrokken personen worden slechts aan derden meegedeeld mits de toestemming van de Betrokken personen.

 

6. Hoelang bewaart Portima de Persoonsgegevens van de Gebruikers?

 

Portima heeft criteria bepaald voor de termijn van bewaring van de Persoonsgegevens van de Gebruikers. Deze termijn varieert afhankelijk van verschillende doelstellingen en moet rekening houden met eventuele wettelijke verplichtingen die tot doel hebben om sommige van deze Persoonsgegevens te bewaren.

Desgevallend, wanneer een contract werd afgesloten tussen de Gebruiker en Portima stemt deze termijn in elk geval overeen met de duur van het genoemde contract, vermeerderd met de eventueel geldende verjaringstermijn, rekening houdend met een eventuele specifieke bewaringsverplichting, zoals bepaald door het verzekeringsrecht.

Voor het overige worden de Persoonsgegevens niet bewaard voor een termijn die langer duurt dan nodig is voor de vooropgestelde doeleinden.


7. Over welke rechten in verband met hun Persoonsgegevens beschikken de Gebruikers en hoe kunnen ze deze uitoefenen?

 

Portima wil de Gebruikers zo duidelijk mogelijk informeren over de rechten waarover ze beschikken in verband met hun Persoonsgegevens. Portima wenst hen ook in staat te stellen om deze rechten eenvoudig te kunnen uitoefenen.

U vindt hieronder een overzicht van deze rechten, met een beschrijving van de manier waarop ze kunnen worden uitgeoefend.

 

7.1. Recht van inzage

 

De Gebruiker mag aan Portima een kopie vragen van de Persoonsgegevens die op hem van toepassing zijn en die zich in de informaticasystemen bevinden, alsook alle volgende gegevens:

  • De categorieën van Persoonsgegevens die werden verzameld en verwerkt over de Gebruikers, 
  • De redenen waarom Portima deze Persoonsgegevens verwerkt,
  • De categorieën van personen aan wie deze Persoonsgegevens (zullen) worden verstrekt en eventueel de personen die zich buiten de Europese Unie bevinden, 
  • De termijn van bewaring van de Persoonsgegevens in de informaticasystemen van Portima, 
  • Binnen de hieronder vermelde limieten, het recht van de Gebruikers om aan Portima te vragen om de Persoonsgegevens te verbeteren, te wissen of het gebruik dat Portima maakt van de Persoonsgegevens te beperken, alsook hun recht om zich te verzetten tegen dit gebruik,
  • Het recht van de Gebruikers om een klacht in te dienen bij een bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit,
  • Informatie over de oorsprong van de Persoonsgegevens wanneer deze niet rechtstreeks door Portima werden verzameld.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht van inzage uitoefenen?

Om zijn recht van inzage uit te oefenen dient de Gebruiker contact met Portima op te nemen door een e-mail te sturen naar portimadpo@portima.comen als onderwerp te vermelden: “recht van inzage: Persoonsgegevens”. Als bijlage bij zijn e-mail dient hij een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen. Tenzij hij andere aanwijzingen zou geven, ontvangt de Gebruiker gratis een kopie van zijn gegevens in een elektronisch formaat. Hij ontvangt deze kopie binnen 1 maand na de ontvangst van zijn verzoek en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.

De Gebruiker kan zijn verzoek ook met de post versturen naar dit adres:

Portima, cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel

Een schriftelijke aanvraag moet ondertekend zijn en er moet een kopie van de identiteitskaart van de Gebruiker worden bijgevoegd. De aanvraag dient het adres te vermelden waar het antwoord naartoe moet worden gestuurd. De aanvrager zal binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag een antwoord ontvangen en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.

 

7.2. Recht op rectificatie

 

De Gebruiker heeft het recht om aan Portima te vragen om zijn Persoonsgegevens te verbeteren en/of bij te werken.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht op rectificatie uitoefenen?

Om zijn recht op rectificatie uit te oefenen, wordt de Gebruiker verzocht om per e-mail contact op te nemen met Portima op het adres portimadpo@portima.com, met als onderwerp “recht op rectificatie: Persoonsgegevens”. Als bijlage bij zijn e-mail dient hij een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen.

De Gebruiker kan zijn verzoek ook met de post versturen naar dit adres:

Portima, cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel

Een schriftelijke aanvraag moet ondertekend zijn en er moet een kopie van de identiteitskaart van de Gebruiker worden bijgevoegd. De aanvraag dient het adres te vermelden waar het antwoord naartoe moet worden gestuurd.

De Gebruiker mag niet vergeten om in zijn e-mail of zijn brief de reden ervan te vermelden: rectificatie van onjuiste gegevens, met vermelding van welk(e) gegeven(s) moet(en) worden rechtgezet en eventueel, indien hij hierover beschikt, het bewijs van de onjuiste gegevens.

De aanvrager zal binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag een antwoord ontvangen en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.

 

7.3. Recht op gegevenswissing

 

In een van de volgende gevallen kan de Gebruiker aan Portima vragen om verwerkte Persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te wissen:

  • Zijn Persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • Hij heeft redenen die met zijn specifieke situatie verband houden om te vinden dat een uitgevoerde Verwerking een inbreuk pleegt op zijn privacy en hem buitensporig schade toebrengt;
  • Zijn Persoonsgegevens worden niet verwerkt overeenkomstig de GDPR en de Belgische wet;
  • Zijn Persoonsgegevens moeten worden gewist om een wettelijke verplichting na te leven die is opgelegd door het recht van de Europese Unie of door het nationale recht dat van toepassing is op Portima.

Maar het is mogelijk dat Portima niet kan ingaan op het verzoek van de Gebruiker die zijn recht op gegevenswissing uitoefent. Men mag immers niet vergeten dat dit geen absoluut recht is. Als Verwerkingsverantwoordelijke dient Portima dit laatste recht af te wegen tegen andere belangrijke rechten of waarden, zoals de vrije meningsuiting, het naleven van een wettelijke verplichting die van toepassing is op Portima of belangrijke redenen van openbaar belang.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht op gegevenswissing uitoefenen?

Om zijn recht op gegevenswissing uit te oefenen, wordt de Gebruiker verzocht om een e-mail naar Portima te sturen naar portimadpo@portima.com, met vermelding van zijn naam en voornaam en als onderwerp “recht op wissing: Persoonsgegevens”. Als bijlage bij zijn e-mail dient hij een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen.

De Gebruiker kan zijn recht ook uitoefenen door een brief naar Portima te sturen naar dit adres: Portima, cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel.

Een schriftelijke aanvraag moet ondertekend zijn en er moet een kopie van de identiteitskaart van de Gebruiker worden bijgevoegd. De aanvraag dient het adres te vermelden waar het antwoord naartoe moet worden gestuurd.

De Gebruiker dient in de e-mail nauwkeurig de reden voor de aanvraag tot wissing te omschrijven.

De Gebruiker zal een antwoord ontvangen binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.

 

7.4. Recht van bezwaar

 

In algemene zin geeft de geldende wetgeving de Gebruiker te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de Verwerking van zijn Persoonsgegevens door Portima indien, om een reden die verband houdt met zijn specifieke situatie, de Gebruiker vindt dat een van de uitgevoerde Verwerkingen een inbreuk pleegt op zijn privacy en hem buitensporige schade berokkent.

De Gebruiker kan ook bezwaar uiten tegen het gebruik van zijn Persoonsgegevens voor marketingdoeleinden en in het bijzonder voor publiciteitsacties via e-mail. De e-mails of informatiebrieven die de Gebruiker eventueel zullen worden toegestuurd, zullen overigens een link bevatten waarop hij kan klikken om deze promotie-informatie niet meer te ontvangen.

Maar de Gebruiker kan Portima niet verhinderen om zijn Persoonsgegevens te verwerken wanneer Portima gegronde en dwingende redenen heeft om de Persoonsgegevens te verwerken die de overhand hebben op de belangen, rechten en vrijheden van de Gebruiker (met name wanneer de Verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de Diensten waarin het Contract voorziet of wanneer de Verwerking wordt opgelegd door een wettelijke of reglementaire bepaling) of wanneer de Verwerking nodig is om rechten voor een rechtbank vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht van bezwaar uitoefenen?

Om zijn recht van bezwaar uit te oefenen, wordt de Gebruiker verzocht om een e-mail naar Portima te sturen naar portimadpo@portima.com, met vermelding van zijn naam en voornaam en als onderwerp “recht van bezwaar: Persoonsgegevens”. Als bijlage bij zijn e-mail dient hij een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen.

De Gebruiker kan zijn recht ook uitoefenen door een brief naar Portima te sturen naar dit adres: Portima, cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel. Een schriftelijke aanvraag moet ondertekend zijn en er moet een kopie van de identiteitskaart van de Gebruiker worden bijgevoegd. De aanvraag dient het adres te vermelden waar het antwoord naartoe moet worden gestuurd.

De Gebruiker dient in de e-mail of brief nauwkeurig de reden voor de aanvraag tot bezwaar te omschrijven.

De Gebruiker zal een antwoord ontvangen binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.

 

7.5. Recht op intrekking van toestemming

 

Wanneer de Gebruiker zijn toestemming voor de verwerking heeft gegeven, heeft hij steeds het recht deze op elk moment in te trekken. De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd op de toestemming en uitgevoerd voor deze intrekking.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht op intrekking van toestemming uitoefenen?

Het volstaat een e-mail naar Portima te sturen naar portimadpo@portima.com, met als onderwerp “intrekking van de toestemming”. De Gebruiker hoeft de reden van de intrekking van de toestemming niet op te geven.

De Gebruiker kan zijn toestemming op elk moment ook als volgt intrekken: via de uitschrijvingslink die zich in elke door Portima verstuurde mail bevindt.

 

7.6. Recht op overdraagbaarheid

 

Dit recht stelt de Gebruiker in staat om zijn Persoonsgegevens gemakkelijker te beheren en meer bepaald om:

  • de Persoonsgegevens die door Portima worden verwerkt te verkrijgen voor zijn persoonlijk gebruik en ze bijvoorbeeld op te slaan op een toestel of in een privécloud.
  • zijn Persoonsgegevens naar een andere dienstverlener over te dragen, hetzij door de Gebruiker, hetzij rechtstreeks door Portima, voor zover deze rechtstreekse overdracht “technisch mogelijk” is.

Dit recht geldt zowel voor de actief en bewust meegedeelde Persoonsgegevens, zoals de geleverde Persoonsgegevens, als voor de door Portima verzamelde Persoonsgegevens.

Omgekeerd zijn de Persoonsgegevens die zijn afgeleid, berekend of gededuceerd uit de Persoonsgegevens die de Gebruikers hebben geleverd, uitgesloten van het recht op overdracht, omdat ze door Portima zijn gecreëerd.

Bovendien dienen de Gebruikers te weten dat Portima het recht heeft om bepaalde overdrachtsaanvragen te weigeren. Dit recht geldt immers slechts voor de Persoonsgegevens waarvan de Verwerking steunt op de toestemming van de Gebruiker of op de uitvoering van een contract dat met de Gebruiker werd gesloten. Dit recht mag ook geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van derden.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht op overdraagbaarheid uitoefenen?

Om zijn recht op overdraagbaarheid uit te oefenen wordt de Gebruiker verzocht om een e-mail naar Portima te sturen naar portimadpo@portima.com, met vermelding van zijn naam en voornaam en als onderwerp “recht op overdraagbaarheid: Persoonsgegevens”. Als bijlage bij zijn e-mail dient hij een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen. De Gebruiker dient in de e-mail de betrokken bestanden en het type aanvraag te vermelden (teruggave van gegevens en/of overdracht naar een andere dienstverlener).

De Gebruiker kan zijn recht ook uitoefenen door een brief naar Portima te sturen naar dit adres: Portima, cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel. Een schriftelijke aanvraag moet ondertekend zijn en er moet een kopie van de identiteitskaart van de Gebruiker worden bijgevoegd. De aanvraag dient het adres te vermelden waar het antwoord naartoe moet worden gestuurd.

De Gebruiker zal een antwoord ontvangen binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.

 

7.7. Recht op beperking van de Verwerking

 

De Gebruiker kan aan Portima een beperking van de Verwerkingen van de Persoonsgegevens vragen in één van de volgende hypotheses:

  • de juistheid van de Persoonsgegevens wordt door de Gebruiker betwist. De beperking van de Verwerking geldt voor een duur die het voor Portima mogelijk maakt de juistheid van de Persoonsgegevens te controleren;
  • de Verwerking is ongeoorloofd en de Gebruiker verzet zich tegen de wissing van de Persoonsgegevens en eist in de plaats daarvan de beperking van het gebruik ervan;
  • Portima heeft geen Persoonsgegevens voor de doeleinden van de Verwerking meer nodig, maar de Gebruiker heeft ze nog nodig voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten voor de rechtbank;
  • de Gebruiker heeft zijn recht van bezwaar uitgeoefend overeenkomstig artikel 7.4 van het onderhavige Charter. De beperking van de Verwerking geldt tijdens de controle betreffende de al dan niet gegronde redenen van Portima die de overhand hebben op de redenen aangehaald door de Gebruiker.

Hoe kan de Gebruiker zijn recht op beperking van de Verwerking uitoefenen?

Om zijn recht op beperking van de Verwerking uit te oefenen wordt de Gebruiker verzocht om een e-mail naar Portima te sturen naar portimadpo@portima.com, met vermelding van zijn naam en voornaam en als onderwerp “recht op beperking van de Verwerking: Persoonsgegevens”. Als bijlage bij zijn e-mail dient hij een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen. De Gebruiker dient in de e-mail de reden van zijn aanvraag tot beperking van de Verwerking te vermelden.

De Gebruiker kan zijn recht ook uitoefenen door een brief naar Portima te sturen naar dit adres: Portima, cvba, met als maatschappelijke zetel Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel. Een schriftelijke aanvraag moet ondertekend zijn en er moet een kopie van de identiteitskaart van de Gebruiker worden bijgevoegd. De aanvraag dient het adres te vermelden waar het antwoord naartoe moet worden gestuurd.

De Gebruiker zal een antwoord ontvangen binnen 1 maand na ontvangst van de aanvraag en binnen 2 maanden wanneer zijn verzoek een grondig onderzoek vereist.


8. Worden de Persoonsgegevens van Gebruikers naar het buitenland overgedragen?

 

Gegevensoverdracht binnen Europa

Binnen de Europese Economische Ruimte (dat wil zeggen de 28 lidstaten van de EU, plus IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) genieten de Persoonsgegevens hetzelfde beschermingsniveau.

Portima verwerkt de Persoonsgegevens op computerservers die zich in België of op het grondgebied van een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden.

Gegevensoverdracht buiten Europa

Portima draagt geen Persoonsegevens over buiten Europa. Alle servers van Portima bevinden zich in de EER.


9. Wat moet de Gebruiker doen indien hij met Portima contact wil opnemen betreffende het onderhavige Privacycharter en/of een klacht indienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit?

 

Heeft de Gebruiker een vraag of suggestie betreffende het onderhavige Privacycharter?

Dan mag hij niet aarzelen om deze aan Portima mee te delen, door contact op te nemen met Portima per e-mail (portimadpo@portima.com) of per brief (Portima cvba, Terhulpsesteenweg 150, 1170 Brussel).

Portima zal de gestelde vragen zo snel mogelijk beantwoorden.

Vindt de Gebruiker dat zijn Persoonsgegevens onvoldoende beschermd zijn?

Indien de Gebruiker vindt dat Portima zijn Persoonsgegevens niet verwerkt overeenkomstig de GDPR en de geldende Belgische wetgeving, dan heeft hij het recht om een klacht in te dienen bij:

  • De Gegevensbeschermingsautoriteit van het Europees land waar de Betrokken persoon gewoonlijk verblijft, of
  • De Gegevensbeschermingsautoriteit van het Europees land waar de Betrokken persoon werkt, of
  • De Gegevensbeschermingsautoriteit van het Europees land waar de beweerde inbreuk op de GDPR werd begaan.

Een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

  • Met de post: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
  • Per e-mail: contact@apd-gba.be

Een klacht indienen bij een andere Europese Gegevensbeschermingsautoriteit

De Gebruikers kunnen ook klacht indienen bij een andereGegevensbeschermingsautoriteit.


10. Hoe nagaan of het onderhavige Charter werd gewijzigd?

 

Het onderhavige Charter kan op elk ogenblik worden gewijzigd, onder andere om rekening te houden met eventuele wijzigingen in wetten of reglementen en met de evolutie van de dienstverlening door Portima.

Belangrijke aangebrachte wijzigingen zullen worden meegedeeld via de website van Portima of per e-mail, in de mate van het mogelijke minstens dertig dagen vóór ze van kracht worden.


VERSIE VAN 27 SEPTEMBER 2018